Binnen jouw bedrijf is de debiteurenadministratie een middelpunt van jouw financiën. Meestal wordt gedacht dat debiteurenadministratie vooral op de Belastingdienst gericht is en dat het verder niet zoveel aandacht behoeft, maar dat is een fabel. Als jij jouw debiteurenbeheer laat verslonzen, kun je zelfs in de financiële problemen komen en dat kan uitlopen op een faillissement. Het is van belang jouw debiteurenadministratie goed in te richten. Maar hoe richt je het in?
De basis van een goede debiteurenadministratie
De basis van jouw debiteurenadministratie zit hem vooral in een goed overzicht. Kun je als een klant opzoekt in één oogopslag zien welke facturen al voldaan zijn en welke nog niet? En van de openstaande facturen, welke zijn vervallen? Op welke facturen ligt een dispuut en wat is de status daarvan? Als je zorgt dat er een overzicht is in jouw debiteurenbeheer kun je veel efficiënter en effectiever werken. De basis is een goed overzicht zodat je makkelijk kunt schakelen.
Debiteurenadministratie via een vast stappenplan
Bij het uitvoeren van jouw beleid maakt het niet uit of je in een professioneel programma werkt of een Excel-sheet gebruikt. Simpelweg hoef je niet meer te doen dan taken opvolgen en betalingsafspraken maken met de debiteuren.
Herinner de klant aan de factuur
De eerste stap is de klant herinneringen aan de openstaande onbetaalde factuur. Dit doe je ongeveer twee a drie dagen na het verlopen van de betaaltermijn. Het gebeurt iedereen wel, ook privé, dat een factuur vergeten wordt. Als je de klant simpelweg herinnert aan de factuur kan dit al een deel van de openstaande gelden oplossen.
Stuur een aanmaning
De volgende stap is dat je de klant aanmaant en aangeeft dat de factuur, ondanks de herinnering, nog steeds onbetaald is gebleven. Je kunt hier de klant ook nog een keer bellen om te informeren en te kijken of er een betaalafspraak mogelijk is. Anders volstaat een schriftelijke aanmaning met een termijn van 14 dagen. Door dit termijn van 14 dagen te hanteren kun je in een mogelijk latere fase aanspraak maken op vergoeding van de incassokosten. Hoe dan ook is het telefonisch spreken van een klant vaak effectiever omdat je direct feedback krijgt in de vorm van een betaalafspraak, een vraag of mogelijk dat de factuur (nog steeds) niet bekend is.
Verstuur een ingebrekestelling
Nadat je de aanmaning hebt verstuurd en er geen betaling binnen komt, heb je mogelijk ook nog telefonisch contact gezocht. Al met al komt er geen beweging in en je zit nu zo’n 30 tot 45 dagen na de uiterste betaaldatum van de factuur. Dit is het moment om een ingebrekestelling te versturen. Je kunt dit zelf doen, maar je kunt dit ook uitbesteden aan een incassobureau die de zaak over neemt.
Als je jouw debiteurenadministratie inricht via dit stappenplan dan ben je al een heel eind gevorderd met een goede basis. Door de stappen goed te noteren zodat er niets vergeten wordt of dubbel wordt uitgevoerd, zal je merken dat het een positieve werking heeft op jouw cashflow.
